De seguro ha escuchado la expresión “El tiempo es oro" , pero por alguna extraña razón pareciera que nunca tenemos tiempo suficiente para hacer aquellas cosas que planificamos. Incluso teniendo 30 horas al día seriamos incapaces de hacer, a nuestro entender, lo suficiente. Es como si ciertos poderes mágicos y misteriosos se las arreglaran para hacernos sentir faltos de tiempo siempre. Es cierto, el tiempo es un bien precioso y una vez se ha ido no se puede recuperar.
Pero ¿cómo podemos maximizar el uso de nuestro tiempo?
Para lograr un buen manejo de su tiempo, considere las siguientes estrategias:
1. Revise su agenda al comienzo del día. Examínela en su totalidad, notará que su día puede ser agitado a ciertas horas, mientras que en otras no. Distribuya sus actividades de manera uniforme durante todo el día .
En la actualidad, los teléfonos celulares pueden organizar nuestra vida de manera muy eficiente. La mayoría de los teléfonos tienen calendarios y planificadores e incluso se pueden sincronizar con su laptop.
Mantenga su teléfono a mano para poder hacer un seguimiento de su horario. También le ayudará a recordar sus tareas y compromisos. La configuración de alarmas en su agenda pueden ayudarle a evitar la superposición de actividades. En el caso de tareas superpuestas, determine rápidamente cuál es prioritaria.
Si luego de planificar el día todavía se siente abrumado por el número de tareas a realizar, puede que tenga que desistir de realizar algunas de ellas. Vuelva a programar esas tareas para otro día.
Es parecido a la limpieza de un armario. Cuando su armario está en orden, no existe la posibilidad de ser golpeado accidentalmente en la cabeza por la caída de objetos al abrir su puerta. Además, si está en orden, es probable que encuentre espacios disponibles (tiempo para la realización de otras tareas).
2. Solicite el cambio de horario de una reunión con anticipación. Esto es especialmente cierto cuando otra persona se ve afectada. Demuestre cortesía y solicite cambiar el horario de una reunión con la debida anticipación. Esto le da tiempo a la otra persona para adaptarse a la nueva programación. ¿Quién sabe? quizás le este haciendo un favor. Puede que la parte involucrada este en la misma situación que usted, y ellos no harán nada a menos que se les haga saber el hecho oportunamente. ¿Cuántas veces le ha pasado esto? ¿que un cambio de horario le cause alivio en vez de una molestia? y que razón de este cambio tenga tiempo libre para concentrarse en otra cosa.
3. Sea creativo. El tiempo es un elemento en el que la creatividad puede ser puesta en práctica en todo momento. Aprenda a realizar varias tareas simultáneamente, evalué y lleve a cabo actividades que complementen otras. También puede externalizar parte de su trabajo, de esta manera generará tiempo libre para concentrarse en otro trabajo más importante. Solo se necesita programación y un poco de creatividad .
4. Cuando usted tiene que hacer una tarea determinada por primera vez es natural que hayan errores. Sin embargo, el hecho de ser la primera vez no tiene por qué implicar un error. Si no hay una orientación clara sobre cómo deben hacerse las cosas, dedique tiempo a planificar antes de actuar. Esto ahorra tiempo, energía y dinero. Puede parecer que tomará más tiempo realizar una asignación, pero por lo menos tendrá un buen plan de acción que en definitiva compensará esa “perdida”.
5. Visualice el posible resultado de su objetivo. Busque alternativas. Elija lo mejor de entre dos o más alternativas. Si sólo hay una opción, hará siempre lo mismo. Algunas de las tareas pueden parecer difícil cuando se piensa en ellas, pero quizás no lo sean al llevarlas a cabo. Lo mismo ocurre a la inversa .
Todos podríamos hacer más con más tiempo en nuestras vidas, nunca se puede tener tiempo en exceso, así que aprenda a realizar varias tareas simultáneamente, aproveche el tiempo de otras personas y delegue los trabajos menos importantes, así podrá enfocarse en aquellos trabajos que requieren toda su atención.
Escrito por Héctor Milla, editor de Manejo Eficiente del Tiempo, un sitio web que ofrece un programa para el buen manejo del tiempo en menos de 180 minutos.
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